Normas, técnicas archivísticas y legislación vigente sobre ubicación, conservación y almacenamiento de documentos en diferentes soportes.

• Circular Nº 001 de 2003. Organizacion y conservacion de los documentos de archivo.
• LEYES
• Ley 975 de 2005. Ley de justicia y paz (capitulo X "conservacion de Archivos" Arts. 56 deber de memoria, Arts. medidas de preservacion de los archivos. Arts. medidas para facilitar el acceso a los archivos)
• Acuerdo Nº 050 (5 de mayo de 2000). por el cual se desarrolla del articulo 64 del titulo VII "conservacion de documentos", el reglamento general de archivos sobre "prevencion de deterioro de los documentos de archivo y situacion.
•  Acuerdo Nº 049 (5 de mayo de 2000). por el cual se desarrolla el articulo del capitulo 7 "conservacion de documentos" del reglamento general de archivos sobre "condiciones de edificios y locales destinados a archivos".
• Acuerdo Nº 048 (5 de mayo de 2000). "Por el cual se desarrolla el articulo 59 del capitulo 7 "conservacion de documentos", del reglamento general de archivos sobre conservacion preventiva, conservacion y restauracion.
• Acuerdo Nº 047 (5 de mayo de 2000). Por el cual se desarrolla el articulo 43 del caitulo V "acceso a los documentos de archivo", del Archivo General del reglamento general de archivos sobre "restricciones por razones de conservacion".
• Acuerdo Nº 011 (22 de mayo de 1996). "Por el cual se establece criterios de conservacion y organizacion de documentos.

ACUERDO 07 DE 1994

CAPITULO VII.

CONSERVACION DE DOCUMENTOS

ü  ARTICULO 59. Conservación preventiva, conservación y restauración documental. El Archivo General de la Nación establecerá los criterios a seguir para ejecutar cualquier tipo de procedimiento tendiente a la conservación de los bienes documentales.

ü  PARAGRAFO PRIMERO. Se hará énfasis en la conservación preventiva, proceso mediante el cual se podrá garantizar el adecuado mantenimiento documental, ya que en él se contemplan manejos administrativos y archivísticos, uso de materiales adecuados, adopción de medidas específicas en los edificios y locales, sistemas de almacenamiento, depósito, unidades de conservación, manipulación y mantenimiento periódico, entre otros factores.

ü  PARAGRAFO SEGUNDO. Con la conservación se ejecutarán principalmente tareas tendientes a detener y corregir los deterioros manifiestos que afecten la integridad de los documentos.

ü  PARAGRAFO TERCERO. En la restauración se restituyen los valores estéticos del material documental, siendo por ello una acción optativa para el tratamiento de obras específicas que requieran una intervención de este tipo.

ü  PARAGRAFO CUARTO. En ningún caso se podrán efectuar trabajos de restauración de documentos oficiales fuera de los laboratorios expresamente autorizados por el Archivo General dela Nación.

ü  ARTICULO 60. Conservación integral de la documentación de archivos. Los archivos deberán implementar un sistema integrado de conservación acorde con el sistema de archivos establecido en la entidad, para asegurar el adecuado mantenimiento de los documentos, garantizando la integridad física y funcional de toda la documentación desde el momento de la emisión, durante su período de vigencia, hasta su disposición final.

ü  PARAGRAFO: En las transferencias de documentos deberán considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material, tales como la manipulación, embalaje y transporte entre otras, y aquellas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.

ü  ARTICULO 63. Sistemas de almacenamiento y depósito de la documentación. Los archivos adoptarán estrategias técnicas y materiales que garanticen la conservación y seguridad de la documentación en relación con los sistemas de almacenamiento, depósito y unidades de conservación.

ü  PARAGRAFO: Los documentos de los archivos deberán estar contenidos en las unidades de conservación más adecuadas y debidamente identificadas, que faciliten su consulta y garanticen la preservación del Patrimonio Documental.

ü  ARTICULO 64. Prevención de deterioro de los documentos de archivo y situaciones de riesgo. Los archivos adelantarán controles sistemáticos y periódicos de las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de los fondos, entre otros.

ü  PARAGRAFO: Los archivos establecerán planes de prevención de desastres que contemplen sistemas de seguridad tanto para la salvaguarda de los bienes documentales, como para la protección del personal que en ellos labora.

ü  ARTICULO 65. Conservación de documentos originales. La documentación en su soporte original, considerada de valor permanente, deberá mantenerse en dicho soporte aún cuando se regule la validez y utilización de otros medios de almacenamiento de la información.

ü  PARAGRAFO PRIMERO: En relación con la consulta y manipulación de los documentos originales, se establecerán disposiciones que garanticen su integridad; éstas serán de obligatorio cumplimiento tanto para usuarios como para funcionarios de archivos.

ü  PARAGRAFO SEGUNDO: Para la adecuada protección de los bienes documentales, todas las dependencias de los archivos deberán contar con una vigilancia constante para evitar pérdidas y alteraciones de los documentos.