Funciones Del Comité De Archivo Respecto De Las Transferencias Documentales

Comité de Archivo

 Creado como órgano asesor de la Dirección General, según lo estipulado en el artículo 4del Acuerdo 12 de 1995 de la Junta Directiva del Archivo General de la Nación. Es el grupo asesor interno de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos, según lo establecido en el articulo 19 del Reglamento General de Archivos del Archivo General de la Nación

Las funciones del comité de archivo son las siguientes:

Ø  Definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos;

Ø  fijar las funciones para el manejo, sistematización, conservación, salvaguarda, archivo y disposición de la información archivística relacionada con: el sistema de información  archivístico, la expedición del documento y su flujo, los métodos y procedimientos de archivo del documento, el tiempo de conservación del documento, las clases de archivo, la conservación del documento, los mecanismos de consulta y acceso a la información que éste contiene y la depuración y eliminación del documento;

Ø  capacitar y promover las normas y programas de gestión documental, de acuerdo con lo establecido en el artículo 21 de la Ley 594 del 4 de julio de 2000 y demás normas pertinentes;

Ø  hacer seguimiento del cumplimiento de las normas de manejo y conservación de la información archivística y de las comunicaciones oficiales en cada una de las dependencias, cuyos coordinadores deberán hacer cumplir las decisiones adoptadas por el Comité; sugerir a la Secretaría General los programas de gestión documental a través de los cuales se hará el diagnóstico del sistema archivístico y de correspondencia como soporte de las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

Ø  proyectar y aprobar las actas de modificación de la tabla de retención documental, TRD, para la institución las veces que sean requeridas.

Ø  recomendar, cuando así sea necesario, la contratación de asesores o consultores que se requieran en desarrollo de las políticas y programas diseñados por el Comité.

Ø  proyectar para la firma del Director los actos administrativos relacionados con el establecimiento y regulación del sistema archivístico para el Instituto.

Ø  definir su reglamento interno; el Comité debe tener, por lo menos, una reunión ordinaria mensual, la cual deberá ser convocada por el secretario técnico del Comité, y podrá tener reuniones extraordinarias siempre que así sea necesario y lo determine el Comité por convocatoria del secretario técnico.

Ø  las demás que le defina el Director y la Ley o sus reglamentos.

El Comité de Archivo estará conformado, por las siguientes personas:

1. El Secretario General o su delegado, quien lo presidirá.

 2. El jefe de la Oficina Asesora Jurídica, o su delegado.

3. El jefe de la Oficina Asesora de Planeación y Sistemas de Información, o su delegado.

4. El responsable del Área de Archivo, o su delegado quien actuará como secretario.

5. Además, podrán asistir como invitados aquellos funcionarios que puedan aportar elementos de juicio necesarios en las sesiones correspondientes.