CRONOGRAMA DE TRANSFERENCIAS

·  El cronograma de transferencias, para cada una de las diferentes dependencias indica la fecha en que se deben transferir los expedientes, que han cumplido su gestión administrativa, al Archivo Central de la entidad. Las políticas y procedimientos establecidos para la Transferencia Documental, desde los Archivos de Gestión al Archivo Central son de obligatorio cumplimiento por parte de los funcionarios de todas las áreas. Será responsabilidad de cada una de las áreas de LA coordinación con el Centro de Documentación e Información y el Comité de Archivo la permanente actualización del procedimiento establecido para la Transferencia Documental.

1. Se elaborara por parte de la Sección de Archivo y Correspondencia un cronograma de transferencia acorde con la Tabla de Retención Documental de Cada dependencia de la Universidad, estableciendo las fechas para la transferencia, de aquellas series documentales que han cumplido su retención en el Archivo de Gestión.

2. Cada una de las oficinas productoras organizara los Archivos de Gestión de Acuerdo a la Tabla de Retención Documental. Las carpetas se rotularan según las series y subseries de la oficina productora y al interior de ellas se dispondrán de acuerdo a los principios de procedencia (oficina productora) y orden original (cómo se van generando los documentos). Las series y subseries deben ir organizadas alfabéticamente reflejando el documento con la fecha mas antigua al principio y la fecha mas reciente se encontrara al final de la misma.

3. Se realizara limpieza al los documentos: Retirar copias, fax, documentos resumen, borradores, ganchos, clips, detectar biodeterioro (hongos, microorganismos).

4. Luego de tener dispuesta cada una de las series y subseries en sus respectivas unidades de conservación, se procederá a foliar los tipos documentales que la conforman.

5. Para el envío tenga en cuenta diligenciar los siguientes documentos:

• Solicitud de Transferencia primaria (Memorando, Correo

Electrónico, Comunicación oficial)

• Inventario Único Documental

• Tabla de retención Documental

6. Las Series o Subseries se dispondrán para su traslado al Archivo Central, Según el cronograma establecido para las Transferencias.

7. El traslado físico de documentos debe hacerse y gestionarse en cada oficina productora.

8. El encargado de custodiar los documentos en el Archivo de Gestión deberá verificar que series han cumplido su tiempo de retención.

9. Una vez verificada las series y subseries transferida al Archivo central, se hará devolución del inventario firmado y aprobado por parte del archivo.

REQUISITOS

ü  La documentación a transferir deberá estar organizada según la Tabla de Retención Documental.

ü  La periodicidad de las transferencias deberá estar regulada por el cronograma.

ü  no se recibirán documentos sin firma (Resoluciones, Actas acuerdos, Contratos entre otros)

ü  No se recibirán documentos sin su respectiva foliación.

ü  La documentación deberá ser almacenada en las carpetas normalizadas por la universidad.

ü  las carpetas deberán estar debidamente rotuladas.

ü  Toda transferencia deberá ir acompañada del Inventario Único Documental.

ü  El inventario deberá estar firmado por el jefe de la unidad administrativa que remite.

ü  En caso de no dar cumplimiento a los requisitos establecidos, se devolverá la transferencia a la oficina productora.